Microsoft Teams bajo control y con máxima funcionalidad
La clave del éxito es implementar una estrategia organizativa que contemple la gobernanza del dato.
Suele pasarnos muy a menudo, arrancamos con una herramienta sin una estrategia, sin una organización clara, y según avanzamos en su uso se nos complica y nos resulta tediosa.
Esta es la consecuencia de comenzar a trabajar con Teams sin directrices, sin analizar las competencias digitales del equipo, ni los requisitos que deberían tener. Con el tiempo genera que la herramienta sea ingobernable por la cantidad de grupos, chats y equipos integrados de forma caótica y todo se complica.
La clave del éxito es implementar una estrategia organizativa y gobernanza del dato.
Aquí tienes algunas sugerencias que seguro te pueden ayudar.
6 pasos a seguir para mejorar la organización de tu Teams
1.- Para qué se va a usar Teams y para qué no
Establecer un contexto que a todos los participantes les dé sentido, unas normas básicas que estructuren el funcionamiento básico de los equipos.
2.- Desarrollar diferentes tipos de equipos
Lo ideal es organizarlo según el proyecto, algunas veces será intradepartamental y otras veces en equipos transversales. Esto es esencial que se adapte para cada equipo de trabajo. Sin olvidarnos de aquellos proyectos que requieran del acceso de proveedores o empresas colaboradoras.
3.- Crear una política de equipos de trabajo
Establecer su propósito, si es público o privado, quién es el propietario, cómo deben agregarse los miembros, verificar la competencia digital de los integrantes, … variables importantes a establecer desde el principio.
4.- Implementar unas directivas de seguridad externas e internas
Establecer quién es el propietario del equipo y de la colaboración creada, también es responsable de la información. ¡Debemos tener al menos dos propietarios para cada equipo! Facilita la no dependencia de un solo miembro.
Además, también será necesario estudiar los accesos de usuarios ajenos a la empresa.
5.- Cómo se va a tratar la información utilizada, dónde se va a guardar y cómo se va a organizar
Uno de los puntos más importantes es la información que se está utilizando en todo momento en el Teams. Microsoft Teams es un centro de unión para todas las herramientas del ecosistema Office365. Cada archivo que se guarda en el Teams se almacena en Sharepoint Online, lo que significa que cuanto mejor esté definida la estructura en Sharepoint, mayores serán los beneficios en la explotación de esta información.
6.- Utilizar plantillas predefinidas que marcan el estilo de la empresa o no
La empresa deberá definir y/o desarrollar plantillas a medida para las necesidades más generales de los equipos. Asegurando que todos siguen un mismo patrón.
Si todo esto ha despertado tu interés, hay mucho más que podemos contarte para sacarle más partido a tu Teams, a tu equipo y a otras herramientas colaborativas.
Algunas cosas vienen de forma predeterminada por Teams pero otras deben configurarse y ser explicadas por el responsable a los miembros del equipo.
Si quieres saber más, puedes visitar nuestra sección de soluciones de productividad.
Si prefieres enviarnos una consulta directa, envíanosla aquí.
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