Publicador de contenidos

Los 6 TIPS clave para una reunión de equipo eficiente

LOS 6 TIPS CLAVE PARA UNA REUNIÓN DE EQUIPO EFICIENTE


Trabajar en entornos híbridos es una realidad a la que muchos profesionales ya se han acostumbrado y han asumido que ha venido para quedarse. Con la introducción del trabajo en remoto y las nuevas herramientas digitales, los trabajadores necesitan adquirir más que nunca las habilidades para trabajar en equipo y comunicar online.

 

Hay que tener en cuenta que para conseguir los objetivos que nos planteamos y llegar a buen puerto, es necesario preparar bien nuestro equipo. Un buen líder es clave para guiar y dirigir a los miembros del mismo, pero no se debe olvidar que, si el capitán no cuenta con su tripulación, el barco puede no llegar a buen puerto. Así pues, el trabajo en equipo es esencial para el éxito y la satisfacción de todos.

 

La rápida evolución de la digitalización en las empresas es palpable, por tanto, podemos afirmar que muchas empresas han superado esa fase de la digitalización y ahora necesitan que se dé un paso más allá de los equipos informáticos, para que el formato hibrido o remoto sea más ágil. Para ello,  desde Talio proponemos estos 6 consejos prácticos para ayudar a los equipos a organizar sus reuniones online más colaborativa, unida y humanamente impulsando un incremento de la efectividad y comodidad de los trabajadores. 

 

Ya sea porque algunos miembros del equipo trabajen desde casa o que tus clientes estén ubicados a miles de kilómetros de distancia, organizar una reunión virtual productiva puede ser un desafío. A su vez, es cierto que las reuniones cara a cara han permitido un nivel de intimidad que en remoto es difícil de conseguir. No obstante, hay maneras sencillas de hacer que sean más eficaces y fructíferas, estos son 6 consejos que pueden ayudarte.

 

Los 6 pasos hacia el éxito:


1. Definir la agenda 


El primer paso a tener en cuenta es ver los asuntos que vamos a tratar de forma clara. Para así, poder organizar bien las tareas y programar de forma efectiva las reuniones que vayamos a realizar.

Tener todo bien definido es importante, ya que favorecerá la comunicación nuestro equipo. Cuando todos los integrantes tienen claro su calendario de tareas y temas a tratar, la fluidez, rapidez, eficacia y eficiencia aumenta notoriamente.

 

2. Franja horaria y horarios 


En segundo lugar, debemos recordar que mediante el formato en remoto tenemos la opción de trabajar desde distintos lugares al mismo tiempo, lo que conlleva recordar que debemos establecer un horario que facilite a todos los participantes su conexión favorable. 

 

3. Puntualidad 


Para que las reuniones sean optimas, la puntualidad es un factor a tener en cuenta.  ¿Nunca te ha pasado sentirte molesto por tener que esperar a un compañero de trabajo? ¿O llegar tarde a la siguiente reunión por un atraso de la anterior?

Estas situaciones pueden provocar desencuentros o situaciones incómodas entre los asistentes, afectando a la correcta comunicación de nuestro equipo. 

 

4. Tod@s online y con webcam 


Otro aspecto que es clave y muchas veces restamos importancia es la visibilidad de todos los miembros del encuentro digital.  La activación de las cámaras de nuestros dispositivos favorece la buena integración y conexión del equipo, lo que provoca una mayor agilidad, funcionalidad y motivación en la sala.

Los asistentes muchas veces perciben un desequilibrio de condiciones entre los integrantes que se conocen con anterioridad y los que no, por lo que mostrar nuestros rostros puede ayudar a hacerles sentir más integrados y cómodos en el equipo, aumentando su participación y creatividad al proponer nuevas ideas u opiniones. 

 

5. Reuniones 100/100


Se debe conseguir que el 100% de los integrantes estén presentes, disponibles y visibles. De esa manera, impulsamos la participación activa de los mismos, lo cual conlleva mayor número de aportaciones y soluciones propuestas. Esto facilita al equipo conocer la visión de cada compañero y el alcance de soluciones y objetivos.  Para esto, es conveniente contar con un Facilitador.

 

6. Facilitador/a


La figura del facilitador se establece con el propósito de aunar al equipo de trabajo. Puede ser una persona fija, la cual siempre tenga ese cargo, o puede ser de carácter rotatorio.  

Al unir la figura del facilitador y la visibilidad de todos los miembros, se crea mayor conexión y confianza entre los compañeros y conseguimos que no se pierda ese lenguaje no verbal que hemos tenido hasta ahora. 

 

3 REUNIÓNES QUE AUMENTAN LA IMPLICACIÓN DE LOS TRABAJADORES 


Reuniones Estándar: las reuniones estándar de planificación se establecen con el objetivo de conocer la situación de nuestro equipo. Para ello, conviene que cada miembro invierta unos 20-25 minutos de su tiempo hablando sobre su estado.

 

Tres preguntas para conseguir que la conversación fluya:

  • ¿Qué es lo que vas a hacer ahora?
  • ¿Necesitas algo para ello?
  • ¿Te has encontrado con algún obstáculo para el siguiente hito que vas a llevar adelante? 

 

Reuniones de Sincronización: 5 minutos diarios al estilo de un daily donde el objetivo es decir cómo estamos y seguir en contacto con el equipo fomenta el sentimiento de pertenencia y compromiso de os trabajadores.

 

Reuniones de Revisión: sirven para conocer cómo estamos desarrollando nuestra actividad diaria de trabajo.

Se pueden incorporar sesiones extra si lo creamos conveniente. Por ejemplo, en casos como: una mala racha de la empresa donde los trabajadores se encuentran nerviosos e inseguros, en nuevas incorporaciones al equipo, etcétera.

 

 

 

NUESTRA PROPUESTA


Las claves para las reuniones de equipo son tan solo una pequeña parte para conseguir desatascar a tu equipo en las habilidades que necesitan para trabajar de forma colaborativa. Por ello, consideramos que teniendo en cuenta el panorama actual, los profesionales necesitan contar con las herramientas necesarias para liderar, coordinar y planificar sus equipos exitosamente.  Para ello, es importante que sepan gestiona y resolver situaciones de manera eficiente y consigan motivar y transmitir conocimientos a los trabajadores. 

 

La formación “Desatáscate” ofrece estas y muchas más herramientas para preparar a los profesionales del 2021 a dirigir equipos, pero también a comunicar con terceros, escucharse a sí mismos y desarrollar las habilidades digitales. El objetivo de este proyecto es trabajar los tres pilares fundamentales del liderazgo: confianza, comunicación y gestión para formar a profesionales más competentes, más satisfechos y confiados, aumentando los resultados de la empresa y creando una fuerte imagen de marca, puesto que la lealtad y compromiso de los trabajadores con los valores de la misma se verán reforzadas.  

 

Para garantizar la correcta gestión y manejo de estas habilidades, hemos percibido necesario añadir un cuarto bloque a nuestra formación para el manejo de las herramientas más demandadas por las empresas.  

 

Mediante una metodología contrastada y ágil promovemos la adquisición de las habilidades que pide el sector empresarial. De esta manera, responderás de manera eficiente a la demanda de tus clientes, proveedores, compañeros, directores y sociedad en su conjunto dotándoles de las habilidades necesarias para adaptarse al cambio. 

 

Con este novedoso curso “Desatáscate” podrás desarrollarte como el profesional digital que deseas.  Si deseas conocer más sobre “Desatáscate” visita nuestro artículo Las 25 Habilidades del profesional en la nueva era Digital.

 

Contáctanos

Publicador de contenidos

ARTÍCULOS RELACIONADOS

Suscripción newsletter nuevo

SUSCRÍBETE

A NUESTRO BOLETÍN CON LAS ÚLTIMAS NOTICIAS DEL SECTOR

SUSCRIBIRSE

Tus datos serán almacenados acorde a nuestra política de privacidad